Personvernerklæring

Under vil du finne informasjon om innbyggjarane sine plikter og rettar.

Fitjar kommune som forvaltningsorgan
Tenestestader, kontor og andre som førebur saker og fattar vedtak, utgjer forvaltningsorgana i kommunen. Slike organ skal hjelpa til å sikra rettane til innbyggjarane.

For å kunne utføre oppgåvene som er lagt til forvaltningsorgana i kommunen er det naudsynt å ha tilgang til forskjellige typar opplysningar om den som treng eller har rett til hjelp. Naudsynte opplysningar kan verte henta frå den einskilde brukar eller frå andre der forvaltningsorgana i kommunen kan henta inn opplysningar med heimel i lov.

Opplysningane skal berre nyttast til det føremålet dei er innhenta, med mindre det er heimel for anna handsaming av opplysningane.

Dersom ikkje forvaltningsorganet har heimel i lov til å innhenta opplysningar frå deg, er det frivillig å gje opplysningar til kommunen sine forvaltningsorgan. Ver merksam på at dersom du vel å ikkje gje opplysningar, kan du misse retten til hjelp frå kommunen sine forvaltningsorgan.
 

Rett til personvern og teieplikt
Alle som utfører teneste for eit forvaltningsorgan, pliktar å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til det han eller ho får vite om nokon sine personlige tilhøve. Dette gjeld og andre opplysningar som skal haldast hemmeleg av omsyn til den som opplysninga gjeld.

I enkelte saker er teieplikta særskilt streng.

Lov om behandling av personopplysningar
Denne personvernerklæringa følgjer reglane i Lov om behandling av personopplysningar med tilhøyrande føresegn.

Kommunedirektøren i Fitjar kommune er etter lova handsamingsansvarleg i Fitjar kommune. Det daglege ansvaret for pliktene til den handsamingsansvarlege er lagt til kommunen sine einingsleiarar.

Rett til informasjon om handsaminga av personopplysningar
Alle som ber om det, skal få vite korleis opplysningane om eigen person vert handsama.
 

Du har rett til innsyn
Du har rett til å kontakta einingane våre og be om å få veta kva opplysningar dei har om deg, kva opplysningane skal nyttast til, og kor dei er innhenta frå. Dette gjeld så vel elektroniske som manuelle register. Du skal få svar innan 30 dagar.

Du skal kunne krevje at feilaktige eller mangelfulle opplysningar om deg vert retta.

I utgangspunktet skal me av eige tiltak rette opplysningar som er mangelfulle eller feil. Men det er ikkje alltid lett for den som handsamar store mengder opplysningar å bli klar over at noko manglar eller er feil.

Me tilrår at innsynsretten vert brukt og at du gjev melding til eininga det gjeld om feil og manglar.

Du kan krevje at opplysningar om deg som ikkje er naudsynt for forvaltninga, vert sperra eller sletta.

Me slettar eller sperrer opplysningar som ikkje lenger er naudsynte for føremålet med registreringa. Dette gjeld ikkje dersom anna lovgjeving pålegg oss å oppbevare opplysningane. Til dømes kan dette gjelda rekneskapslova og arkivlova.

Du skal kunne utøve dine rettar gratis.

Når du ber om innsyn, retting og sletting, er dette gratis.

Vidareformidling
Me skal ikkje selje, bytte eller på anna vis vidareformidle informasjon av nokon art, om deg, til tredjepart utan at du samtykkjer til dette.

Informasjonstryggleik
Me har etter personopplysningslova ansvar for å syte for at personopplysningane er tilstrekkeleg sikra.

Me har, mellom anna etter prioriteringar frå risikoanalysar, innført rutiner som skal gje naudsynt tryggleik.

Me sikrar at berre dei som treng tilgang til opplysningane for å utføre arbeidsoppgåver har tilgang til dei. Vidare sikrar vi at opplysningar ikkje kan endrast eller slettast av andre enn dei som er autorisert til å gjere dette.

Me sikrar at personopplysningane er tilgjengelige når det er naudsynt for å utføre våre arbeidsoppgåver, for å gje deg best mogleg tenester.

Me går gjennom rutinene våre periodisk slik at tryggleiken til ei kvar tid skal vere så god som mogleg. Dersom vi oppdagar at ei rutine ikkje er følgt, vert dette grundig følgt opp.

Kontakt med Fitjar kommune om personvern
Dersom du har fleire spørsmål om handsaming av personopplysningar kan du ta kontakt med tryggleiksansvarleg Jon Eirik Kvalnes eller personvernombod Kjetil Odin Johnsen på epost personvernombodet@sikri.no.

Personvern - dine rettar

Tenesteomtale

Rett til innsyn i eigne opplysingar
Du kan be om å få ein kopi av alle opplysinga dine, også elektroniske spor, metadata og kva profilar du er blitt overdrege.

Det er gratis å få innsyn og du kan vende deg anten til kommunen sentralt eller den delen av kommunen du ønskjer innsyn frå, for eksempel barnevernet eller fastlegen.

Rett til å korrigere feilaktige opplysingar
Dersom du oppdagar at kommune sit med opplysingar om deg som er urette, kan du krevje retting. Du må kunne sannsynleggjere at opplysingane er urette og kva som er korrekt.

Rett til sletting
I nokre tilfelle kan du krevje at opplysingane dine blir sletta. For eksempel når det ikkje lenger er nødvendig å behalde opplysingane dine. 

Det er ein del unnatak til denne retten, og eitt av dei er dei offentlege styresmaktene si arkiveringsplikt.

Rettar ved automatiserte avgjerder
Når kommunen baserer saksbehandlinga si på eit dataprogram, for eksempel dersom du blir automatisk overdregen ein barnehageplass, har du rett til:

• å seie meininga di
• å klage på avgjerda
• å krevje at eit menneske gjennomgår saka.

Kommunen skal informere deg om at dei bruker automatisk saksbehandling og kva konsekvensar det har for deg.

Målgruppe
Alle som bur i kommunen.

Brosjyrar, dokument, kart og liknande
Rett til retting (Datatilsynet)
Rett til innsyn (Datatilsynet)
Rettar ved automatiserte avgjerder (Datatilsynet)
Rett til sletting (Datatilsynet)
Om bruk av fødselsnummer

Lover
Dette er ei lovpålagt teneste.
Sjå:

• Rett til innsyn, personvernforordninga artikkel 15
• Rett til retting, personvernforordninga artikkel 16
• Rett til sletting, personvernforordninga artikkel 17
• Rettigheter ved automatiserte avgjørelser, personvernforordninga artikkel 22.

Personvernforordningen
Personopplysningsloven

Rettleiing - korleis få utført eller motta tenesta
Du kan ta kontakt med kommunen sentralt, for eksempel ved tenestetorget, eller til det enkelte tenesteområdet.

Saksbehandling
Kommunen skal vurdere alle innsynsspørsmål og gi eit svar eller utføre den etterspurte handlinga.

Saksbehandlingstid
Kommunen skal behandle spørsmålet så snart som mogeleg og seinast innan ein månad.

Høve til å klage
Dersom du meiner at personvernrettane dine ikkje er blitt følgt, kan du klage til

Personvernombod

Personvernombodet skal jobba for å unngå krenking av personvernet både overfor tilsette og innbyggjarane.

Personvernombodet skal blant anna bidra til at verksemda:

• Informerer om kva personopplysningar som vert samla inn og kvifor.
• Halda oversikt over opplysningane som vert handsama.
• Gjev innsyn til den opplysningane gjeld.
• Kontrollerer tilgangen til opplysningane.
• Ber om samtykke frå den opplysningane gjeld før opplysningane vert handsama.
• Beskyttar informasjonen slik at den ikkje kjem på avvegar.
• Vurderer risiko for tryggleiksbrot og konsekvensar.
• Slettar personopplysningar det ikkje lenger er behov for.

Eit personvernombod er ein ressursperson som styrker verksemda sin kunnskap og kompetanse om personvern. Personvernombodet rettleier verksemda slik at personopplysningar vert handsama på ein god måte og i tråd med regelverket.

Personvernombodet arbeider med personvernspørsmål, for eksempel internkontroll og innformasjonssikkerhet. Meir konkret betyr dette handtering av spørsmål om alt frå innsyn, retting og sletting til avviksmeldingar og personopplysningar på avvegar.
 

Meir informasjon om personvernombod finn du på Datatilsynet sine nettsider.

Publisering av saksdokument på nett

Tenesteomtale

Som innbyggjar og brukar av offentlege tenester kan du lese sakslista for eit politisk utval, søknader, avslag og andre sakspapir frå ein PC der du måtte ønskje. Dette er eit ledd i informasjonsstrategien til forvaltninga der Internett i aukande grad blir nytta til å publisere saksdokument. Ein kan ikkje publisere dokument som er unnateke offentleggjering, eller som inneheld sensitive personopplysningar eller fødselsnummer.

Kommunen må gjere ei konkret vurdering der ein set omsynet til offentleggjering opp mot personvernet før ein publiserer dokumenta. 

Målgruppe
Innbyggjarar og brukarar av offentlege tenester

Kriterium/vilkår
Det er høve til å publisere:

• Offentlege journalar (med opplysningar om kven som har kome med ein førespurnad om ei bestemt sak)
• Dokument som ikkje er unnateke offentleggjering og der omsynet til personvernet ikkje talar mot publisering

Dokument til og frå offentlege etatar, næringsdrivande o.a. inneheld sjeldan personopplysningar som skulle føre til at ein ikkje kan publisere desse på Internett. Når det gjeld dokument som inneheld opplysningar om meir private forhold, er det personopplysningslova som set grensene for kva kommunen kan publisere.  

Sensitive personopplysningar (som etnisk bakgrunn, politisk eller religiøs oppfatning og helseforhold) er ofte omfatta av teieplikta, og ein vil derfor ikkje kunne publisere slike utan samtykke. Det same gjeld andre personopplysningar som ikkje er underlagt teieplikt, men der den det gjeld, vil kunne kjenne det tyngjande dersom dei blir offentleg kjende. Dette kan for eksempel gjelde opplysningar om utdanning og yrkeserfaring. Ein kan ikkje publisere fødselsnummer på Internett.

Brosjyrar, dokument, kart og liknande
Datatilsynet: Publisering på Internett

Lover
Sjå blant anna personopplysningslova kap. II Alminnelige regler for behandling av personopplysninger og forvaltningslova § 13 (taushetsplikt). 

Forvaltningsloven
Offentleglova

Høve til å klage
Ved brot på regelverket kan du klage til kommunen. Du kan også klage til Datatilsynet. Etter personopplysningslova § 49 kan kommunen vere erstatningspliktig der det har blitt gjort skade.

Personvernerklæring for elektroniske skjema

Denne erklæringa gjer greie for korleis omsynet til personvern vert handtert av Fitjar kommune i samband med innsamling av personopplysningar.  Ved bruk av våre elektroniske løysingar, ønskjer vi at du skal kjenne deg trygg på at gjeldande lover og føresegner vert følgt.  Sikker handsaming av data vil til ei kvar tid vere dokumentert etter gjeldande lovverk.

Føremålet med handsaminga av personopplysningar
Opplysningar du gjev i skjemaet vert oversendt til Fitjar kommune. Opplysningane gjer kommunen i stand til å handsame din førespurnad. Opplysningane du gjev vert handsama på same måte som om du hadde sendt inn eit papirskjema.

Lov om behandling av personvern
Denne personvernerklæringa følgjer regelverket i Lov om behandling av personvernopplysninger (personopplysingsloven) av 01.01.2001 og ny personopplysningslov av 5.06.2018 med tilhøyrande føresegn når den trer i kraft. 

Kommunedirektøren i Fitjar kommune er etter lova handsamingsansvarleg i Fitjar kommune. Det daglege ansvaret for pliktene til den handsamingsansvarlege er lagt til kommunen sine einingsleiarar.

Personopplysningar
Dersom du føler at personvernet ditt er sikra ved denne erklæringa, samtykkjer du til lagring av dei innsamla data om deg. Samtykket godkjenner våre retningsliner for personvern og gjeld som samtykke for korleis me handsamar opplysningane.

Lagring av opplysningar
Opplysningane du har tasta inn vil ikkje vere tilgjengeleg for mottakar, Fitjar kommune, før du bestemmer deg for å sende inn søknaden. Ved å velje "send", har du samstundes samtykt i at Fitjar kommune kan få og lagre desse opplysningane. Nøkkelopplysningar frå tidlegare innsende søknader vert automatisk henta opp når du startar ein ny søknadsprosess.

Sikker dataoverføring
All overføring av opplysningar mellom din datamaskin og vår server går føre seg via sikra datakommunikasjon.

Rett til innsyn og rett til sletting av personopplysningar
Du har rett til å sjå opplysningane du har sendt inn. Dersom du finn opplysningane unøyaktige eller ufullstendige, kan du krevje å få opplysningane endra eller sletta.

Kva om du ikkje samtykker?
Dersom du ikkje samtykker i at personvernet er godt nok, vil du ikkje kunne nytte elektronisk skjermdialog. I staden ber vi deg nytte utskriftsvennlig versjon av skjema.

Aldersgrense
Du stadfestar at du er over 18 år.

Vidareformidling
Vi skal ikkje selje, bytte eller på anna vis vidareformidle informasjon av nokon art, om deg, til tredjepart utan at du samtykkjer til dette.

Kontakt
Dersom du har spørsmål om personvernerklæringa, kan du kontakta tryggleiksansvarleg Jon Eirik Kvalnes eller personvernombod Kjetil Odin Johnsen på fitjar@fitjar.kommune.no

Personvernerklæring for tilsette

Fitjar kommune er behandlingsansvarleg og nyttar og handterer personopplysningar om tilsette.  Personvernerklæringa gir tilsette informasjon om korleis Fitjar kommune behandlar personopplysningane og kva rettar tilsette har.

Kva personopplysningar kommunen har om dei tilsette
Personopplysningar er alle opplysningar som kan knytast til den tilsette som enkeltperson. 

Under er typiske opplysningar kommunen registrerer:
Namn, alder, kjønn, nasjonalitet, personnummer, bustadadresse, e-postadresse og telefonnummer. I tillegg vert kontonummer og medlemskap i fagforeiningar lagra for utbetaling av løn. For å evt registrera tal sjukedagar i samband med sjukt barn, treng kommunen opplysningar om tal barn og alderen deira. 

I samband med tilsetjingsprosessen vil kommunen også lagra tilsette sin CV for resten av tilsetjingsforholdet og uttalar frå referansar og interne vurderingar. Det er også naudsynt å behandla dei tilsette sine helseopplysningar i samband med sjukefråvær og sjukemeldingar samt tilhøyrande sjukefråværsoppfølging. 

I samband med dei tilsette sitt arbeidsforhold registrerer kommunen ei rekkje andre ulike personopplysningar

Det vil vera opplysningar om tilsetjingsdato, stilling, stillingsomtale, referat frå medarbeidarsamtalar og andre evalueringar, lønsutvikling og informasjon knytt til karriereutvikling. Kjeldene for slik informasjon vil dels vera verksemdssystem og dels andre arbeidstakarar. Kommunen lagrar også informasjon om bonus, utlegg, andre utgifter, forsikringar, pensjon, kredittkort som kommunen svarer for mm.

Kommunen registrerer personopplysningar i samband med permisjonar, pensjon og avslutning av tilsetjingsforholdet. 

Handtering av eventuelle åtvaringar, varsling og klager kan også gjere det naudsynt å  behandla personopplysningar, anten den tilsette varslar sjølv eller om nokon skulle varsle for vedkomande.

Kva vert personopplysningane brukt til?
Under kan de sjå dei mest sentrale føremåla som personopplysningane vert brukt til. Det rettslege behandlingsgrunnlaget er anten at behandlinga er naudsam for å oppfylla arbeidsavtalen med den tilsette, at kommunen er pålagt behandlinga i lov eller har ein velgrunna interesse i behandlinga som overstig eventuelle personvernmessige ulemper for den tilsette.

Kommunen  treng å bekrefta identitet og bakgrunn til den tilsette og brukar kontaktinformasjonen og oppgitte opplysningar  til dette.

Kommunen treng å administrera arbeidsforhold og karriereutvikling og brukar dei mange ulike opplysningane som vert generert mens de er tilsett i kommunen til dette.

Kommunen treng å betala dei tilsette løn og andre økonomiske kompensasjonar, samt pensjonsforpliktingar og forsikringsordningar og brukar dei lønsrelaterte opplysningane til dette. Hovudregelen i rekneskapslovgjevinga er at opplysningar knytt til lønsutbetalingar skal lagrast i fem år. Andre opplysningar vil bli oppbevart så lenge det er naudsynt ut i frå formålet med at opplysningane vart innhenta.

Utlevering av informasjon til tredjepart
Kommunen deler ikkje tilsette sine personopplysningar med tredjepart utover leverandørar der kommunen har inngått Databehandlaravtalar, eller kor det å dela personinformasjon er ein naturleg del av det å kunne utøva pliktene sine gjennom sin stilling i kommunen, eller kor offentlege myndigheter krev dette (som Skattemyndighetene, NAV).

System der tilsette sine personopplysningar er registrert
Dei tilsette i Fitjar kommune brukar ulike datasystem der det kan bli registerert personopplysningar om den enkelt tilsette.

Kor lenge vert personopplysningane lagra?
Kommunen  lagrar dei tilsette sin personopplysningane så kort som mogleg og kun så lenge som det er naudsynt, eller er pålagt lagring ved lov.

Dersom arbeidsforholdet vert avslutta på grunn av ein konflikt mellom ein tilsett og kommunen, blir personopplysningane til den tilsette, samt e-postar, lagra.

Tilsette sine plikter i forhold til behandling av personopplysningar
Det er viktig at tilsette behandlar personopplysningar i samsvar med reglane om personvern.

Innsyn i e-post
Personvernregelverket opnar for at kommunen i bestemte tilfelle kan setja i verk innsyn i e-postkassa til tilsette, mobiltelefon og anna utstyr som er stilt til rådvelde for tilsette.

Dette kan skje dersom det er naudsynt for å ivareta den daglege drifta eller andre med rettkome interesser ved verksemda eller ved mistanke om at handlingane er eit grovt brot på dei plikter som følgje av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppseiing. Alt slikt innsyn vil bli gjort på line med lova sine reglar om dette

Rettigheiter
Personvernregelverket gir tilsette ei rekke rettigheiter knytt til personopplysningane sine.

Den tilsette har rett til innsyn i personopplysningane sine. Dersom personopplysningane er feil, har den tilsette rett til å få dei retta. Personopplysningar som kommunen eventuelt ikkje har grunnlag for å behandla, skal slettast og den tilsette kan krevja dette gjort.

Den tilsette kan be om at kommunen avgrensar bruken av personopplysningane sine. Den tilsette har rett til å be om at personopplysningane sine vert overført til seg eller til ei anna verksemd.

Den tilsette kan motsetja seg kommunen sin bruk av  opplysningane sine. Den tilsette kan også motsetja seg å vera objekt for heilt automatiserte individuelle avgjerder av rettsleg karakter.

Teiingsplikt
Arbeidstakar pliktar å ha teiing om alle opplysningar og informasjon han/ho får eller blir kjend med om arbeidsgjevaren si verksemd i samband med eller knytt til utøving av arbeidet eller på anna måte. Dette gjeld uavhengig av på kva måte arbeidstakaren får informasjonen og uavhengig på kva måte informasjonen eventuelt er lagra.

Vidare kan ikkje arbeidstakar ta med seg informasjon som høyrer til kommunen, ut av kommunen  eller oppbevara eller lagra slik informasjon utanfor verksemda, f.eks. elektronisk informasjon på pc eller anna medium som ikkje tilhøyrer arbeidsgjevar. Ved opphøyr av arbeidsforholdet skal all lagra informasjon, uavhengig av lagringsform, både i dokument og elektronisk medium, leverast inn uoppfordra til arbeidsgjevar, seinast ved sluttdato.